1 kwietnia 2016 roku zarejestrowane poprzez system informatyczny, System S24, spółki jawne, komandytowe oraz z ograniczoną odpowiedzialnością otrzymały nowy katalog wzorców uchwał pomocny w procedurze rejestracji elektronicznej.
Nowelizacja ustawy
Zgodnie z nowymi przepisami spółki osobowe dla podjęcia uchwał w zakresie zmiany przedmiotu swojej działalności, zbycia praw i obowiązków, zatwierdzania sprawozdania finansowego spółki, zmiany adresu czy rozwiązania spółki będą mogły wykorzystać gotowe wzory uchwał zamieszczone w Systemie. Dostępny będzie także wzorzec uchwały o podwyższeniu kapitału zakładowego ale w takim przypadku, kapitał zakładowy będzie mógł być pokryty wyłącznie wkładami pieniężnymi.
Dodatkowo w przypadku spółki z o.o. został udostępniony formularz uchwał o zmianie wspólników i zbyciu udziałów. System umożliwia także wygenerowanie wzoru listy wspólników podejmujących uchwałę na zgromadzeniu. Warto zwrócić uwagę, iż rejestracja w Systemie podejmowanych przez spółkę kapitałową uchwał np. uchwały w zakresie zmiany adresu przy wykorzystaniu wzoru, nie wymaga, zgodnie ze znowelizowanymi przepisami, w przeciwieństwie do tradycyjnej drogi, konieczności formalnego zwoływania Zgromadzenia Wspólników dla ważności podejmowanych uchwał. Wystarczy, jeśli wszyscy wspólnicy złożą w Systemie oświadczenia opatrzone kwalifikowanym certyfikatem albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. W tej samej formie możliwe będzie także złożenie sprzeciwu. Uchwały podjęte w tym trybie dołącza się do księgi protokołów w postaci wydruków uchwał z systemu teleinformatycznego, poświadczonych podpisami zarządu.
System udostępnia także elektroniczny wzór oświadczenia o objęciu udziałów przez nowych wspólników sp. z o.o., który dla swej ważności musi być opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym z ważnym kwalifikowanym certyfikatem albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
Czy to dobre zmiany?
Zdaniem większości ekspertów rozszerzenie katalogu czynności z udziałem systemu elektronicznego przyczyni się, w jeszcze większym stopniu, do zmniejszenia biurokracji oraz przyspieszy proces rejestracyjny w Systemie. Jego zwolennicy wskazują, że tryb elektroniczny obniża koszty postępowania rejestrowego, nie tylko z uwagi na niższe stawki, ale także fakt, iż niektóre czynności, w przeciwieństwie do standardowego trybu, nie wymagają udziału notariusza czy obsługi prawnej.
Wskazuje się również, iż pozytywnym efektem rozbudowy elektronicznego systemu rejestracji, z uwagi na możliwość składania sprawozdań finansowych drogą cyfrową, będzie większa skuteczność egzekwowania przez sądy rejestrowe realizacji przez przedsiębiorców obowiązków w zakresie sprawozdawczości finansowej.
Warto jednak wskazać, iż System nie zawiera wszystkich możliwych wzorców uchwał, w tym np. dotyczącego podwyższania kapitału w zakresie zmiany wysokości kapitału bez zmiany umowy spółki czy uchwały o dopłatach dla spółek kapitałowych. W takiej sytuacji, jeśli podmiot będzie chciał podjąć uchwałę w tym zakresie, będzie musiał skorzystać z tradycyjnej drogi.
Nie przekonuje przy tym, w kontekście wyłączenia udziału notariusza z niektórych czynności, argument w postaci zmniejszenia kosztów. Wydaje się bowiem, że opłata z tytułu świadczonych przez notariusza usług jest gwarantem prawidłowości i bezpieczeństwa podejmowanych działań, chyba jednak w dużo większym stopniu niż w sytuacji samodzielnego procedowania przez spółkę. Pewne zamieszanie wprowadza także zrównanie we wskazanej procedurze formy prawnej pisemnej (oświadczenie o objęciu nowych udziałów opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym z ważnym kwalifikowanym certyfikatem albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP) z formą aktu notarialnego w sytuacji objęcia udziałów w podwyższonym kapitale zakładowym.
